احتمالا این سوال برای شما هم پیش آمده که برای داشتن یک زندگی بهتر، چگونه برنامه ریزی کنیم ؟ امروزه تکنیک های بهره وری زیادی وجود دارد که بتوانیم زمان را مدیریت کنیم و کمک می کند تا در اوج بازدهی قرار بگیریم. در میان تمام این تکنیک ها، تکنیک پومودورو بیشتر شناخته شده و به طرز گسترده تری نیز در حال انجام است. تکنیک پومودورو یک سیستم مدیریت زمان است که به شما پیشنهاد می کند تا کارهای خود را در بازه های زمانی 25 دقیقه ای انجام دهید و بین آنها استراحت کنید.
این ایده حول این مفهوم می چرخد که اکثر مردم بعد از 25 دقیقه کار مداوم، تمرکز خود را از دست می دهند و برای داشتن بازدهی بیشتر به ریکاوری نیاز دارند. اما مسئله ای در این تکنیک وجود دارد : افراد یکسان نیستند و کارهای آنها یکسان نیست؛ در نتیجه یک سیستم مدیریت زمان برای همه نمی تواند بهترین و مناسب ترین سیستم باشد.
اما برای تکنیک پر طرفدار پومودورو تکنیک جایگزینی وجود دارد که انعطاف بیشتری دارد و به شما امکان می دهد تا در موارد خاص بتوانید آن را شخصی سازی کنید. نام این تکنیک flow time است.
فهرست مطالب
تکنیک فلوتایم چیست؟
تکنیک فلوتایم اگرچه به اندازه تکنیک پومودورو شناخته شده نیست اما از بسیاری جهات برگرفته از تکنیک پومودورو است. تکنیک فلوتایم ایده ای از زوئی ریدبیونز است، او آن را برای رفع برخی از نقاط ضعف تکنیک پومودورو پیشنهاد داد. او متوجه شده بود که پایبندی به بازه های زمانی 25 دقیقه ای، اغلب منجر به اختلال در روند کاری او می شود و در نهایت به جای افزایش بهرره وری، باعث آسیب می شود. به همین دلیل به دنبال راهی برای ایجاد یک سیستم کاملتر و منعطف تر از پومودورو بود که نقص های آن تکنیک را هم پوشش دهد.
مبانی تکنیک فلوتایم
چگونه برنامه ریزی کنیم ؟ برای شروع تکنیک فلوتایم، اولین کاری که باید انجام دهید این است که برای مدیریت زمان، یک جدول زمانی ایجاد کنید. در ستون های این جدول عناوین زیر را وارد کنید :
- نام کار
- زمان شروع
- زمان پایان
- وقفه ها
- زمان کاری
- زمان استراحت
جدول زمانی شما روش اصلی برای پیگیری وظایف روزانه و ایجاد روندی است که در نهایت بهترین نتیجه را برای شما حاصل کند. پس از اینکه جدول را نوشتید، در ادامه نحوه به کار گیری آن را برای شما توضیح داده ایم :
1. یکی از کارهایی که باید انجام دهید را در نظر بگیرید.
برای شروع، باید کاری را که می خواهید انجام دهید مشخص کنید. چیزی را انتخاب کنید که تکمیل آن در مدت زمانی که برای انجام آن دارید منطقی باشد. یعنی یک کار کلی را ننویسید. مثلا اگر می خواهید خانه خود را رنگ کنید، این کار را تقسیم کنید و به جای نوشتن ( رنگ کردن خانه) از (رنگ کردن درب ورودی خانه) استفاده کنید که در یک زمان مشخص قابل انجام است.
2. شروع کنید!
گام بعدی این است که کاری را که قرار است انجام دهید، شروع کنید. به همین راحتی! کاری که قرار است انجام دهید را در چک لیست یا همان جدول زمان بندی شده خود ثبت کنید. سپس زمان شروع کار را بنویسید. فقط در حین انجام کار، این را به خاطر داشته باشید که دو کار را باهم انجام ندهید. رعایت این قانون به شما کمک می کند تا روی کاری که باید انجام دهید تمرکز داشته باشید و هرگونه حواس پرتی را به حداقل برسانید.
3. تا زمانی که به استراحت نیاز دارید کار کنید.
حالا تا زمانی که دوست دارید بر اساس جدول زمان بندی خود کار کنید. اگر بعد از 15 دقیقه احساس کردید که خسته شده اید، استراحت کنید. اگر به نحوی پر بازده بتوانید یک ساعت متوالی کارتان را انجام دهید هم خیلی خوب است.
در واقع مقصود این است که از خصوصیات فردی خود آگاه شوید و به شیوه ای کار کنید که بهترین نتیجه را برای شما داشته باشد. اگر روی کارهای مهم خود خوب تمرکز نمی کنید، بازه های زمانی کوتاه را برای آن انتخاب کنید. اگر در انجام کاری مشتاق هستید، تا زمانی که احساس می کنید متمرکز هستید ادامه دهید و متوقف نشوید تا بازدهی خود را به حداکثر برسانید. احتمالا متوجه خواهید شد که طولانی ترین زمانی که می توانید متمرکز بمانید 90 دقیقه یا کمی بیشتر خواهد بود. این موضوع با ریتم بدنی شما مطابقت دارد که همان زمان های متناوب هوشیاری و استراحت است که مغز ما در طول روز تجربه می کند.
مطالعات زیادی وجود دارد که نشان می دهد چگونه استراحت های منظم بازدهی را بیشتر می کند. این یکی از دلایلی بود که استراحت را در تکنیک پومودورو اجباری می کرد. شواهدی وجود دارد که می گوید تکنیک فلوتایم با ساختار بهتری، به خوبی تکنیک پومودورو کار می کند. یکی از شرکت های فناوری که اخیرا این تکنیک را پیاده کرده و به کارمندان خود گفته است که هرساعتی که نیاز به استراحت داشتند، استراحت کنند؛ افزایش 23% میزان بازدهی آن ها را گزارش کرد.
4. استراحتی با مدت مناسب داشته باشید.
وقتی تصمیم به استراحت گرفتید این کار را انجام دهید. فقط مطمئن شوید که این وقفه ها را در جدول برنامه خود وارد کنید. شما با این تکنیک می توانید هر چقدر که دوست دارید استراحت کنید، اما از این امتیاز سو استفاده نکنید. چون در این صورت بیشتر زمان شما با استراحت گرفته می شود و عملا به کارهای مهم خود نخواهید رسید.
به عنوان یک قانون کلی به ازای هر 25 دقیقه کار، 5 دقیقه استراحت کنید. مثلا اگر 50 دقیقه کار کرده اید می توانید 10 دقیقه استراحت داشته باشید. می توانید از یک تایمر استفاده کنید تا مطمئن شوید در زمان مناسب به کار خود باز می گردید. هنگامی که استراحت شما تمام می شود، زمان شروع دوباره خود و مدت استراحت را هم ثبت کنید.
5. چیزهایی که حواس شما را پرت می کند را در همان لحظه بنویسید.
همیشه وقتی در حال کار کردن هستید، زمان هایی وجود دارد که حواس شما پرت شود. ممکن است با یک پیام، تماس تلفنی یا حتی رفتن به حمام باشد! در این مواقع زمان را در جدول و در ستون وقفه ها ثبت کنید. تمام تلاش خود را برای کم کردن حواس پرتی ها انجام دهید اما سعی نکنید جلوی آن را بگیرید.
چرا می گوییم جلوی حواس پرتی خود را نگیرید؟ چون بعید است موفق شوید و گاهی اوقات چیزهایی که حواستان را پرت می کند، اولویت بیشتری نسبت به کاری که در حال انجام دادنش هستید دارد. بنابراین اهمیت زیادی دارد که بجای مقاومت در برابر عوامل حواس پرتی، با توجه به شرایط کار درست را انجام دهید.
6. تا زمان تکمیل شدن کار، در انجام آن استمرار داشته باشید.
فقط لازم است مراحل قبلی را تا زمان به اتمام رسیدن کار تکرار کنید. پس از تمام شدن هرکار مطمئن شوید که زمان اتمام آن را ثبت می کنید.
تنها چیزی که اهمیت زیادی دارد این است که شکافی در پیگیری زمان و برنامه های خود ایجاد نکنید، جدول هایی که پر می کنید به دارایی شما تبدیل می شوند که به برنامه ریزی بهتر و با بازدهی بالاتر کمک می کند.
با جدول برنامه ریزی خود چه کاری انجام دهیم؟
ثبت کردن زمان های کاری و استراحت در طول روز منجر به افزایش کارایی شما می شود اما دلیل مهم دیگری که وجود دارد این است که این جدول کم کم به شما نشان می دهد که چگونه یک برنامه روزانه ایده آل برای خود بسازید. بنابراین در پایان هر هفته زمان بگذارید و جدول برنامه ها را با هم مقایسه کنید. احتمالا به الگو های خاصی در زندگی روزمره خود خواهید رسید. به عنوان مثال ممکن است متوجه شوید که طولانی ترین تایم های کاری شما قبل از ناهار اتفاق می افتد یا در بخش های خاصی از روز حواس پرتی شما بیشتر است. شما می توانید از این اطلاعات برای داشتن برنامه ای موثر تر در روزهای بعدی استفاده کنید.
در حالت کلی شما می خواهید مهم ترین وظایف خود را درپربارترین ساعات روز خود انجام دهید که با برسی جدول های زمانی قبلی خود به این ساعات دست پیدا می کنید. در نهایت می توانید زمانی را پیدا کنید که بدون وقفه در آن بازه تمرکز کنید. بنابراین زمان مناسب برای انجام کارهای غیرمهم خود را نیز پیدا می کنید. این نه تنها باعث بهره وری بیشتر شما می شود بلکه اشتباهات کار شما را نیز از بین می برد.
شباهت های کلیدی بین تکنیک پومودورو و فلوتایم
چگونه برنامه ریزی کنیم ؟ اگر با نحوه عملکرد تکنیک پومودورو آشنا هستید ممکن است متوجه شباهت های آن با تکنیک فلوتایم شده باشید. همانطور که قبلا توضیح دادیم این شباهت کاملا توجیه شده است. تکنیک فلوتایم به طور خاص برای حفظ سه ویژگی تکنیک پومودورو طراحی شده که عبارت است از :
- برسی دقیق زمان : یکی از دلایلی که تکنیک پومودورو برای بسیاری از افراد موثر است، ایجاد یک سیستم سفت و سخت برای تسهیل مدیریت زمان است. با تقسیم وظایف کاری خود به بخش های 25 دقیقه ای، از وظایف پیش رو و نحوه استفاده از زمان خود آگاه می شوید. شما در این تکنیک باید هر دقیقه را حساب کنید که این موضوع مانع هدر رفت زمان شما می شود.
- حذف چند وظیفه ای : در تکنیک پومودورو پس از انتخاب کاری که باید انجام دهید، آن را در بازه های زمانی 25 دقیقه ای انجام می دهید. این یک تکنیک عالی برای نگه داشتن شما در انجام کار است. زیرا از زمانی که تایمر را برای 25 دقیقه بعدی تنظیم می کنید، می دانید که قرار است چه کاری انجام دهید.در تکنیک فلوتایم شما نیازی به تایمر ندارید و نوشتن جدول بازه های زمانی همان کار را انجام می دهد. از آنجایی که می دانید زمان صرف شده برای کار روی یک موضوع مشخص را برسی می کنید، تمایل دارید تا اتمام آن کار یا رسیدن به زمان استراحت ادامه دهید.
- تسهیل وقفه ها : یکی از بزرگترین قاتل های عملکرد خوب، خستگی است. داده های زیادی وجود دارد که ثابت می کند استراحت برای حفظ اوج انجام یک کار ضروری است. تکنیک پومودورو با داشتن استراحت اجباری، این موضوع را اجتناب ناپذیر می کند. در تکنیک فلوتایم نیز استراحت بخش مهم جدول زمانی شما در طول روز است اما زمان آن را به شما تحمیل نمی کند و اجازه می دهد خودتان آن را انتخاب کنید. به همین دلیل استفاده از تکنیک فلوتایم به مقداری خود انضباطی هم نیاز دارد.
در نهایت ممکن است با استفاده از تکنیک پومودورو به موفقیت های خوبی دست پیدا کنید اما اگر مدتی از این تکنیک استفاده کردید و متوجه شدید در برابر ساختار های سفت و سخت آن تحت فشار قرار گرفتید، می توانید از این تکنیک به عنوان جایگزین استفاده کنید.
منبع : lifehack
بیشتر بخوانید :
https://pioio.com/mag/2022/03/12/how-to-set-your-bodys-biological-clock/ https://pioio.com/mag/2022/03/14/how-boredom-and-everyday-causes-us-gradual-death/تکنیک ها و روش های برنامه ریزی زیادی وجود دارد که هر فرد با توجه به خصوصیات شخصیتی و آزمودن تکنیک ها و روش های مختلف می تواند پربازده ترین روش را برای خود انتخاب کند.
جایگزین تکنیک پومودورو که توانسته باشد نقاط ضعف این تکنیک را هم پوشش دهد، تکنیک فلوتایم است.
تکنیک فلوتایم نسبت به پومودورو از انعطاف پذیری بیشتری برخوردار است.
نظرات کاربران