مدیریت زمان یعنی کنترل و احاطه داشتن بر زمان و این امکان پذیر نیست مگر با اداره کردن خودمان زیرا زمان هیچگاه ذخیره نمی شود و همیشه در حال سپری شدن است. اگر به کسی بگویید همه عمرت را بفروش و این کار هم شدنی باشد مسلما حاضر نمی شود به هیچ قیمتی آن را بفروشد. زیرا زندگی چیزی جز مدت زمانی که ما در این دنیا حضور داریم نیست. پس چرا بعضی از افراد روزهای زندگی شان را بی توجه به محدود بودن زمان از دست می دهند؟ چرا عمر عزیزشان را به بیهودگی تلف می کنند؟
افرادی در جامعه و اطرافمان وجود دارند که هرگاه از آنها درباره انجام کاری سوال کنیم با این پاسخ مواجه می شویم : «وقت نکردم انجامش بدم» آیا شما هم جزء این افراد هستید؟ آیا برای انجام کارهایتان وقت کم می آورید؟ آیا برای انجام آنچه که به آن علاقه مند هستید فرصت کافی ندارید؟ آیا برای عشق ورزیدن، تفریح کردن، مطالعه کتابهای مورد علاقه تان و هر چیزی که با انجامش احساس رضایت میکنید وقت لازم را ندارید؟ پس باید مدیریت زمان را بیاموزید و به خوبی بتوانید به اجرا در بیاورید.
همچنین بخوانید در پیویو :
مدیریت زمان ، مدیریت بر خویشتن است. قرار نیست با مدیریت زمان همه کارها در کمترین زمان انجام شود یا اینکه همه کارها توسط خودمان انجام شود. خوشبختانه مدیریت زمان قابل یادگیری است و با اراده، تکرار و تمرین می توانیم در آن استاد شویم.
چرا باید مدیریت زمان داشته باشیم؟ برای پاسخ به این سوال که نکته اصلی در مدیریت زمان است باید شناخت کافی از خودمان ، نحوه کار کردنمان، وضعیتی که هم اکنون در آن هستیم و موقعیتی که می خواهیم به آن برسیم داشته باشیم. چقدر از خودتان شناخت دارید؟اگر باور دارید که نمی توانید زمانتان را به خوبی مدیریت کنید، تا وقتی که این باور درونی را تغییر ندهید نمی توانید مدیر زمان موثر و بهره وری شوید برای ایجاد این تغییر باید تصمیم بگیرید و تمرین های لازم را انجام دهید و این را بدانید که تا نخواهید اتفاق نمی افتد.
به خودتان تاکید کنید که «من در مدیریت زمان بهترین هستم» با صدور این دستور واقعا در مدیریت زمان کارآمد و بهره ور خواهید شد و برای اینکه از نتیجه کار اطمینان پیدا کنید خودتان را به عنوان کسی که در مدیریت زمان عالی است تجسم کنید. کیفیت زندگی ای که در آن شرایط برایتان به وجود می آید را متصور شوید. این سوال را از خود بپرسید که چه چیزی در شما تغییر می کند وقتی که در مدیریت زمان بهترین باشید؟ آن را تجسم کنید و بعد شروع کنید به وانمود کردن آن کارهایی که از یک مدیر زمان موفق سر می زند.حتی اگر در مدیریت زمان خوب نیستید این کار را انجام دهید تا عادات و رفتار شما تغییر کند.
برای شناخت وضعیت و نحوه کار کردنتان باید کارهای روزانه ای که انجام می دهید و همینطور زمانی که به آن ها اختصاص می دهید ثبت کنید. به این ترتیب مشخص می شود که چه نوع کارهایی را بیشتر انجام می دهید و چقدر زمانی برای انجام کاری مشخص اختصاص می دهید. آیا این مقدار زمان مناسب است یا خیر؟با ثبت کردن کارها متوجه می شوید که بعضی از کارهای بی فایده و ناخواسته زمان زیادی از شما می گیرد و با عث کاهش بهره وری می شوند. به این کارهای کم ارزش سارقان زمان می گویند. در مدیریت زمان پس از شناسایی این سارقان باید برای مقابله با آن ها برنامه ریزی کرد. یکی از سارقان زمان تلفن است. برای مقابله با این سارق می توانید یک دقیقه برای هر تماس وقت صرف کنید.حالا به دنبال سارقان دیگر بگردید و با آن ها مقابله نمایید.
تنها چیزی که با مدیریت زمان بدست می آید ، زمان است. با زمانی که از هدر رفتن آن جلوگیری می کنید می توانید در راستای رسیدن به اهدافتان قدم بردارید. پس باید اهدافی دقیق که قابلیت اندازه گیری و دستیابی در مدت زمان مشخصی داشته باشند برای خودتان داشته باشید. تفاوت میان هدف و آرزو در واقع گرایانه بودن هدف است. پیش شرط لازم و ضروری در مدیریت زمان هدف گذاری می باشد. زیرا برایتان روشن می شود که با مدیریت زمان به چه چیزهایی می خواهید دست پیدا کنید.
برای اجرای صحیح مدیریت زمان خلاقیت و هوشیاری هم لازم است.با یک مثال این نکته در مدیریت زمان را برایتان روشن می شود ، مردی در یک چوب بری استخدام شد او روز اول 18 درخت برید ، روز بعد با انرژی و انگیره بیشتری مشغول به کار شد ولی نتوانست بیشتر از 15 درخت را قطع کند ، روز سوم تلاشش را بیشتر کرد ولی فقط 10 درخت را برید. رئیسش که از موضوع مطلع شد از او پرسید :«کی تبرت را تیز کرده ای؟» مرد گفت :«تمام مدت مشغول بریدن درختان بودم و فرصت تیز کردن تبر را پیدا نکردم.»نکته همینجاست در مدیریت زمان باید هوشمندانه و با خلاقیت کار کردن را جایگزین سخت کار کردن کنید.
خب تا اینجا در عمل کارهای روزانه را لیست کرده اید و کارهای بیهوده و کم ارزش (سارقان زمان) و نیز کارهای مهم را مشخص کرده اید یعنی ارزش گذاری کارها که در مدیریت زمان یکی از ارکان مهم است. گام بعدی در مدیریت زمان این است که مسائل درونی را که همان اولویت های زندگی است را با مسائل بیرونی که همان کارها هستند سازماندهی کنید . یاید بدانید کدام هدف اولویت دارد و برای آن هدف چه کارهایی لازم است انجام داد. در اینجا باید از قانون مهم پارتو صحبت کنیم. طبق این قانون 20% از کل مسائلی که در زندگی با آن دست به گریبان هستیم دارای اهمیت هستند و 80% از موفقیتمان در گرو همین 20% است ، پس با ارزش گذاری صحیح و اولویت بندی و سازماندهی مناسب به مرحله بعد قدم می گذاریم.
گام بعدی در مدیریت زمان برنامه ریزی است. وقتی هدف روشن و شفاف باشد یعنی بدانید از زمان چه استفاده ای می خواهید ببرید نوبت به آن رسیده که از خودتان بپرسید چطور آن را انجام دهم؟ اقدامات و فعالیت ها را برنامه ریزی کنید تا به اهدافتان برسید. در مدیریت زمان نباید فراموش کنید که کار ارزش گذاری ، سازماندهی و برنامه ریزی را به طور مداوم انجام دهید و آن ها را مورد بازبینی و مرور مجدد قرار دهید تا همیشه مهم ترین کارها را برای رسیدن به هدفتان انجام دهید.
حالا نوبت به آن رسیده است که کمی تامل کنید و از خود بپرسید: کار چطور پیش می رود؟آیا به بهترین و مناسب ترین روش انجام می شود؟ یا اینکه به مشکلات و موانع برخورد کرده است؟ برای رفع مشکلات چه اقداماتی باید انجام دهید؟ در مدیریت زمان همیشه قبل از انجام کارها باید ببینید که برای انجام آن ها راه بهتری وجود دارد یا نه. نکته جالب اینکه همیشه راه دیگری که سریع تر، ارزان تر و بهتر باشد وجود دارد. فرض کنید در برنامه اکسل و فرمول نویسی های آن بسیار ماهر هستید آیا نحوه محاسبه درآمد و بدهی ها و بستانکاریهایتان را همانگونه که در روز اول آموزش انجام می دادید، انجام می دهید؟ در مدیریت زمان همیشه امکان دارد بهترین روش تغییر کند. خودتان را محدود نکنید.
چهار عامل برای انجام درست مدیریت زمان :
- اشتیاق: باید برای اجرای مدیریت زمان و رسیدن به بالاترین بهره وری همیشه مشتاق باشید. هیچگاه ار علاقه تان برای اجرای مدیریت زمان نکاهید.
- قاطعیت: تکنیک های مدیریت زمان را آنقدر تکرار و تمرین کنید تا به عادت تبدیل شود. در انجام آن قاطع باشید و خود را ملزم به رعایت آن کنید.
- اراده: مقاومت کردن در برابر وسوسه ها یکی از راه های داشتن مدیریت زمان موثر است. هرچه برای مدیریت زمان اشتیاق داشته باشید، اراده تان بیشتر می شود.
- انضباط: باید خود را موظف کنید که مدیریت زمان را به روشی همیشگی در زندگی تبدیل کنید. انضباط موثر تمایل به مجبور کردن خودتان برای پرداخت هزینه هر کاری است. کاری که می دانید باید انجام دهید را در زمان مناسب انجام دهید چه از آن کار خوشتان می آید و چه از آن تنفر دارید. این کار برای موفقیت حیاتی است.
روش ها و تکنیک های مدیریت زمان :
- تکنیک Getting Thing Done : توسط دیوید آلن پایه ریزی شده است. در این روش به دلیل اینکه شخص تمام کارها را روی کاغذ یا توسط رایانه ثبت کرده است دیگر به ذهن خود اتکایی ندارد و می تواند تمرکز ذهن خود را به جای یادآوری کارها به انجام کارها معطوف کند. برای مدیریت زمان بر اساس این روش می بایست تمامی آنچه را که ذهنتان را درگیر کرده است را ثبت کنید و سپس بررسی کنید که چه کارهایی بابت آن مسائل باید انجام دهید و دقیقا معلوم کنید که چه نتایجی می توانید از آن ها بگیرید. سپس با مشخص کردن کارهایی که باید انجام دهید کمر به اتمام آن ها ببندید.
- تکنیک POMODORO : اساس این روش بر خسته نشدن شما استوار است.شما باید بیشترین بهره وری را داشته باشید. آقای فرانچسکو سیریلو این روش را از روی ساعت آشپزخانه خود که به شکل گوجه فرنگی بود ابداع کرد (در زبان ایتالیایی به گوجه فرنگی کومودورو می گویند). طبق اصل گوجه فرنگی شما باید برای هر کاری که می خواهید انجام دهید فقط 25 دقیقه وقت بگذارید و سپس 5 دقیقه استراحت کنید. 25 دقیقه را فقط و فقط معطوف یک کار کنید و هیچ چیز نباید حواستان را پرت کند. چرخه گوجه فرنگی را آنقدر تکرار کنید تا کارتان به اتمام برسد.
- تکنیک تمرکز فرانکلین کاوی : در این روش از مدیریت زمان شما باید به اولویت بندی کارهایتان تسلط کامل داشته باشید و کارهای غیر ضروری و بیهوده را حذف کنید. یعنی بتوانید کارهایی را که باید انجام دهید به چهار دسته زیر تقسیم بندی کنید:
الف) مهم و فوری
ب)مهم و غیر فوری
ج)غیر مهم و فوری
د)غیر مهم و غیر فوری
تا بتوانید به ترتیب ذکر شده آن ها را انجام دهید. یادتان باشد تمام این تقسیم بندی از دید شما است و نباید نظر دیگران در آن دخیل باشد.
این تکنیک ها در دل توضیحاتی که قبلا در مورد آن ها صحبت کردیم به نحوی وجود دارد و اگر آنچه که گفته ایم را انجام دهید اصل مدیریت زمان را آموخته اید. به طور کلی بعد از ثبت کارهای روزانه، شناسایی سارقان زمان و اولویت بندی کارهای مهم نوبت به انجام می رسد. نکته مهم آن است که آدم های موفق همه کارهای مهم را خودشان انجام نمی دهند و خیلی از آن ها را به افراد شایسته تفویض می کنند. برای مدیریت زمان حتما به تفویض کارها نیاز دارید.
در پایان یادمان نرود که مدیریت زمان باید باعث احساس رضایت و خشنودیمان شود. وقتی که بتوانیم به هدف هایمان برسیم بیش از گذشته برسیم به این احساس دست پیدا خواهیم کرد. اکنون می فهمیم که مدیریت زمان جزء لازم ترین مهارت هایی است که می بایست بیاموزیم زیرا مستقیما با احساس لذت و رضایت از زندگی در ارتباط است.
نظرات کاربران